O planowaniu czasu i organizowaniu zadań napisano już tomy, ale – z drugiej strony – każda wskazówka, która ułatwi nam uporządkowanie codziennych spraw jest warta uwagi. Dzisiaj w centrum naszego zainteresowania znajdzie się lista zadań i sposoby na jej okiełznanie, czyli oddzielenie spraw najważniejszych od mniej istotnych i zadań, które należy wykonać natychmiast od tych, które mogą nieco zaczekać.
Czasem wystarczy lekko skorygować swoje nawyki, a czasem przewrócić swoje stare zwyczaje do góry nogami, aby stać się bardziej aktywnym w realizowaniu priorytetów i zyskać więcej wolnego czasu.
Czym są priorytety? To sprawy, zadania, cele, które są dla nas najważniejsze – każdy o tym wie. Mimo tego często zdarza nam się mylić priorytety ze sprawami pilnymi. Większość z nas ma nawyk reagowania na zadania niecierpiące zwłoki zamiast odpowiadania na te naprawdę ważne.
Szersza perspektywa
Jak zatem odróżnić jedne od drugich? Wystarczy spojrzeć na nie w szerszej perspektywie, w kontekście całego roku, okresu, życia. Priorytety mają zazwyczaj długi „termin ważności”. Dla wielu z nas będzie to rodzina, osiągnięcie sukcesu zawodowego, wolności finansowej, realizowanie swojej pasji. Sprawy pilne często stwarzają pozory bycia najważniejszymi, ale tylko w danym momencie. Zanim wiec rzucisz się w wir drobiazgów, które muszą być gotowe „na już”, zastanów się, jak wpisują się one w Twoje długoterminowe plany. Czy jeśli z nich zrezygnujesz, zmieni się coś w dalszej perspektywie? Czy wpłynie to na Twoje prawdziwe priorytety? Czy za miesiąc będziesz o tym jeszcze w ogóle pamiętał?
Jeśli odpowiedź na wszystkie powyższe pytania brzmi „nie”, być może warto odpuścić sobie takie zadania, a zaoszczędzony w ten sposób czas poświęcić na coś, co zbliży nas do realizacji prawdziwych priorytetów?
Te ostatnie mają to do siebie, że rzadko kiedy muszą być zrobione „na już” i dlatego mamy tendencję do odkładania ich na wieczne jutro. Jutro poświęcę więcej czasu rodzinie, za rok wyjadę w wymarzoną podróż, kiedyś otworzę własną firmę… Teraz nie mam czasu, bo muszę – no właśnie, zająć się setką pilnych spraw, które wcale nie zbliżają mnie do celu.
Wyznaczanie priorytetów
Określanie priorytetów jest niezwykle ważne. Dzięki tej umiejętności nasze prawdziwe cele, pragnienia i wizje nabierają realnych kształtów. Nie wyznaczaj priorytetów na podstawie tego, kto zlecił Ci jakieś zadanie, ale popatrz na nie pod kątem tego, jak wpisuje się w całą sytuację. Czas poświęcony na ustalanie hierarchii ważności nie jest czasem straconym! Zwróci Ci się on szybciej niż myślisz.
Ile czasu możesz zaoszczędzić dzięki skutecznemu szeregowaniu spraw pod względem ich ważności? Oto osiem rad Tony’ego Jerry’ego, coacha i publicysty zajmującego się głównie tematem skuteczności, które możesz wykorzystać podczas wykonywania codziennych zadań:
1. Twórz listy
Listy zadań to Twój największy sojusznik w organizacji czasu. Rób ich wiele – tyle, ile potrzebujesz. Zaznaczaj zadania priorytetowe, notuj terminy wykonania, stwórz własny kod dla spraw o różnej wadze. Takie listy i notatki pomagają w koncentracji i sprawią, że wykonywanie kilku zadań jednocześnie stanie się bardziej efektywne.
2. Ustalaj priorytety podczas codziennego planowania
Kiedy masz już listę, spójrz na nią jeszcze raz krytycznym okiem i wyeliminuj albo przynajmniej ogranicz mało produktywne zajęcia, aby zyskać czas na te zadania, które naprawdę coś wnoszą.
3. Dobra organizacja – Rozpoznaj swój czas
Każdy z nas funkcjonuje nieco inaczej. Niektórzy mają najwięcej energii i pomysłów rano, inni rozkręcają się powoli, aby osiągnąć pełnię możliwości po południu, wieczorem, a nawet w środku nocy. Sztywne trzymanie się schematu nie ma więc większego sensu. Ty sam najlepiej wiesz, kiedy skomplikowane zadanie zajmie Ci godzinę, a kiedy będziesz się z nim męczył cały ranek. Weź to pod uwagę, tworząc swój plan działania, a zyskasz sporo czasu.
Zamiast zmuszać się do pracy, kiedy jesteś zmęczony lub rozkojarzony zrób sobie przerwę albo zajmij się zadaniami, które nie wymagają wiele energii. Te najtrudniejsze zostaw sobie na moment, kiedy jesteś wypoczęty i w dobrym nastroju, a ich wykonanie zajmie Ci zdecydowanie mniej czasu i zaoszczędzi sporo nerwów.
4. Sortuj pocztę
Pierwszą rzeczą, jaką zwykle robimy rano w pracy, jest sprawdzenie skrzynki pocztowej – tej realnej i wirtualnej. Warto wyrobić sobie nawyk szybkiego jej segregowania na wiadomości istotne teraz, te, którymi możemy zająć się później i te, które od razu wyrzucamy do śmieci.
5. Proś o uproszczone e-maile
Poproś współpracowników i kontrahentów o jak najprostsze wiadomości, które zawierają tylko istotne dane. Sam również stosuj się do tej zasady, zamiast tworzyć zawiłe wypracowania, z których odbiorca musi wyłowić faktyczną treść. Jasne i konkretne formułowanie myśli, poleceń i pytań ułatwi pracę wam wszystkim. W e-mailach wypunktuj wszystkie ważne kwestie i tego samego wymagaj od innych.
6. Zapisz cele zanim wykonasz telefon
Dzięki temu Twoja komunikacja stanie się bardziej efektywna i będzie zajmowała mniej czasu. Zanim wykręcisz numer, przemyśl dobrze to, co chcesz uzyskać i w jaki sposób najlepiej to zrobić. Miej swoją listę celów przed oczami, zapisz na niej wszystkie sprawy, które chcesz poruszyć w rozmowie.
7. Uważaj, co czytasz
Książki, artykuły i inne publikacje również szereguj pod kątem ich ważności. Szkoda tracić czasu na bezwartościowe lektury. Czytaj to, co jest dla Ciebie wartościowe, inne rzeczy możesz szybko przekartkować, zamiast zgłębiać się w szczegóły.
8. Stwórz program spotkań
Zapisz go, a następnie podążaj według niego na każdym spotkaniu. Skup się na tym, aby przekształcić długie, rozwlekłe i meczące dla wszystkich zebrania w krótsze, ale pełne treści i efektywne narady.
Źródło:
http://success.com/article/8-ways-to-effectively-prioritize-the-things-on-your-to-do-list
