Sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy sobie czas. Dla dobrego funkcjonowania, ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile zarządzanie sobą w czasie. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, należy skoncentrować się na robieniu właściwych rzeczy. Robienie rzeczy we właściwej kolejności to jeden z głównych czynników wpływających na osiągnięcie sukcesu. A ludzi sukcesu cechuje to, że umiejętnie zarządzają swoim czasem.
W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla naszych celów kluczowych. Poniżej przestawiamy kilka technik, które mogą podnieść naszą skuteczność i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu, podporządkowując go priorytetom.
Jaki zyskać czas? Zrób listę spraw do zrobienia!
Zapisuj na listach wszystkie zadania, spotkania i wydarzenia, które planujesz zrealizować.
Wyznacz priorytety
Gdy zapiszesz swoją listę zadań, ustal priorytety. Zaznacz co jest najważniejsze, co jest mniej ważne, a co nie jest ważne. Zapisz z czego możesz zrezygnować.
Data realizacji
Zawsze ustalaj i zapisuj do kiedy wykonasz konkretne zadanie. Ustal ile potrzebujesz czasu na wykonanie zadania i kiedy możesz go wykonać. Zapisz dokładną datę -dzięki temu szybciej wykonasz swoje zadanie.
Kalendarz
Zapisuj najważniejsze zadania oraz wszystkie spotkania, telefony, plany w kalendarzu.
Planowanie
Jakość wykonywanych zadań i czas są niezwykle ważne w każdym biznesie i w pracy. Rozplanuj wszystkie zadania w swoim kalendarzu tak, aby jak najszybciej się z nimi uporać i wykonać je według ustalonych priorytetów. Tym samym oszczędzisz czas.
Cele
Cel to marzenie z datą jego osiągnięcia. Jeśli zapiszesz datę jego osiągnięcia i będziesz codziennie podejmować działania zmierzająca do jego osiągnięcia, to zrealizujesz każdy cel.
Wybór najlepszej metody
Zasada Pareto
20% Twoich działań wpływa na 80% osiąganych rezultatów. W życiu codziennym i w pracy najczęściej tylko 3 zadania, które wykonujesz, są najważniejsze. Zadawaj sobie nieustannie pytanie, jakie konsekwencje będzie miało zrobienie tego a tego zadania i w jakim stopniu wpłynie to na efekt końcowy.
Analiza ABC
Zaznacz co jest najważniejsze (A), co jest mniej ważne (B), a co nie jest ważne (C). Zapisz co możesz delegować innej osobie (D) i z czego możesz zrezygnować (E). Gdy na liście znajdzie się kilka priorytetów na tym samym poziomie, uszereguj je według pilności cyframi. Np.: A1, A2, A3, B1, B2, C, itd.
Matryca Eisenhowera
Matryca Eisenhowera – to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, ułatwiają ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania.
Ważność to kryterium, które ma związek z naszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne. Pilność to kryterium związane z czasem. Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą aktywność na mniej lub bardziej pilne.
Działanie
Nawet najlepsze planowanie nie zastąpi działania. Pamiętaj – ludzie sukcesu to ludzie czynu. Zatem – do dzieła!
