Ograniczona ilość czasu to problem, który dotyczy każdego przedsiębiorcy w sferze zawodowej, ale również prywatnej. Doba ma dokładnie 24 godziny i wszyscy mamy dokładnie tyle samo czasu, aby zrealizować swoje plany, cele i osiągnąć to czego oczekujemy, bez względu na to kim jesteśmy.
Oczywiście niecałe 24 godziny są do naszej dyspozycji, ponieważ musimy spać, jeść i kochać, co zajmuje nam mniej więcej od 12-16 godzin dziennie, a więc na resztę pozostaje zaledwie 8-12. To, ile godzin pracujemy oraz jak efektywnie to robimy, zależy już od nas samych. Bez względu na to jak wiele czasu poświęcamy na cele zawodowe, możemy usprawnić organizację pracy i czasu. Dzięki temu będziemy mogli wykonać tyle samo czynności, co do tej pory, ale w krótszym czasie i mieć więcej wolnego dla siebie lub realizować ponadplanowe zadania w czasie, który zaoszczędziliśmy.
Umiejętne zarządzanie czasem znajduje zastosowanie praktycznie w każdym aspekcie życia zawodowego, a ograniczeniem jest jedynie nasza wyobraźnia. Dlaczego warto zacząć pracować „z głową” już teraz? Na pewno dlatego, że nikomu nie zależy na naszym biznesie tak bardzo jak nam samym. Jeśli jeszcze nie wiesz w jakich dziedzinach przynosi to efekty, podpowiem, że umiejętne zarządzanie pracą i czasem zwiększa skuteczność i efektywność w pozyskiwaniu nowych klientów, budowaniu trwałych relacji z obecnymi użytkownikami produktów, a także wpływa na pozyskiwanie nowych do tej pory niedostępnych klientów i partnerów.
Aby zorganizować sobie dodatkowy czas, polecam niezwykle ciekawą techniką kreatywnej analizy własnej pracy, jaką jest macierz Eisenhowera. Dodatkowo, metoda ta pozwala również na sprawdzenie pracy własnej organizacji MLM. Technikę tę możemy stosować w dowolnym programie komputerowym, lub na zwykłej kartce papieru. W pierwszej kolejności należy wypisać listę rzeczy, które chcemy osiągnąć, a więc nasze cele. W osobnej kolumnie wypiszmy rzeczy, które wykonujemy każdego dnia. Na liście powinny znajdować się zarówno ważne czynności przybliżające nas do celu jak i mało znaczące, dlatego mogą pojawić się m.in. pozycje takie jak podróże służbowe, telefony, spotkania z klientami i partnerami, czas na komunikatory społecznościowe, telewizję, sport, opłacenie rachunku za prąd, czy prywatne wiadomości e-mail. Po wypisaniu wszystkich czynności wykonywanych przez nas podczas dnia, należy umieścić je w odpowiedniej kwarcie macierzy, ze względu na wpływ na realizację naszych celów.
Macierz podzielona jest na cztery pola:
Pole nr I – rzeczy pilne i ważne, to oczywiście te, które musimy wykonać w pierwszej kolejności, ponieważ mają wpływ na realizację założonego celu. Najlepiej, aby w tym polu nie było żadnych pozycji lub pojawiły się tylko dlatego, że przeskoczyły z polna nr II. Wyjątkiem są nieplanowane zagadnienia, które pojawiły się nagle i muszą zostać zrealizowane natychmiast. Jeśli mamy ich wiele, niestety oznacza to, że byliśmy niekonsekwentni i dopuściliśmy do zaniedbania ważnych obowiązków.
Pole nr II – rzeczy ważne, ale nie pilne, to przede wszystkim wszystkie elementy pracy, również długoterminowe, np. nowy projekt, lub przygotowanie do ważnego wydarzenia, mającego odbyć się w przyszłości. Na tych czynnościach warto skupić się od razu po wykonaniu zadań pilnych. W tym polu powinniśmy spędzać najwięcej swojego czasu, ponieważ wpływa na realizację wszystkich celów, zarówno krótko jak i długoterminowych.
Pole nr III – rzeczy pilne, ale nieważne, to takie, które powinny być wykonane już, jednak tak naprawdę, nie mają dla nas większego znaczenia. Najczęściej w tym momencie okazuje się, że czynności te wykonujemy machinalnie i do tej pory traktowaliśmy je jako istotne, jednak w rzeczywistości nie przybliżają nas do celu. Jest to sygnał, że warto z nich zrezygnować.
Pole nr IV – rzeczy niepilne i nieważne powinny być całkowicie eliminowane, ponieważ stanowią jedynie tzw. „pożeracze czasu”. Najczęściej jest to bezowocne surfowanie po Internecie, portalach społecznościowych lub odpowiadanie na nieistotne maile. Do tego pola zaliczamy wszystkie czynności, niemające żadnego znaczenia dla realizacji celów.
Dzięki Macierzy Eisenhowera zauważamy, w którą stronę zmierzamy. Przede wszystkim dowiadujemy się, jak rozkładamy zasoby pracy względem czasu i zadań, a także ile czasu w ciągu dnia poświęcamy na rzeczy absorbujące, nieprzynoszące żadnych korzyści w naszej pracy. Natychmiast możemy wyciągnąć wnioski, czy realizujemy plany przybliżające nas do sukcesu, czy raczej nasza praca polega na tzw. gaszeniu pożarów. Po wykonaniu analizy powinniśmy zacząć eliminować zadania z pól nr III i IV oraz zadbać o to, aby jak najmniej pojawiało się w polu nr I. Wówczas zaczniemy spędzać coraz więcej czasu w polu numer III, które w największym stopniu wpływa na nasze życie. Oczywiście nie wszystkie elementy możemy wyeliminować, lub oddelegować komuś innemu, dlatego poniższy rysunek przedstawia rozkład najbliższy ideałowi, w jakim powinny zawierać się nasze codzienne czynności oraz czas. Narysuj go na kartce i przeanalizuj swoje czynności, a gwarantuję, że usprawnisz swoją pracę i szybciej zrealizujesz zamierzone cele.
Michał Rusek
