Delegowanie zadań – Ranking MLM: marka osobista w biznesie

Przyzwyczajenia, które mogą zniweczyć zawodowy sukces

Redakcja Ranking MLM — Tue, 16 Jun 2015 06:33:50 +0000

Wiele mówi się i pisze o pozytywnych nawykach ludzi sukcesu. Spróbujmy jednak ugryźć problem z drugiej strony – nie wystarczy pielęgnować dobre nawyki, jeśli jednocześnie nie pozbędziemy się starych, zakorzenionych przyzwyczajeń, które często uniemożliwiają osiągniecie pełni szczęścia, negatywnie odbijają się na przebiegu kariery zawodowej lub nawet niweczą zawodowy sukces. Oto kilka z nich – sprawdź, czy nie padłeś ich ofiarą!

Zgubny perfekcjonizm

Przesadny perfekcjonizm może paradoksalnie zamiast do doskonałości prowadzić do porażki. Jeśli nie potrafimy sobie czasem „odpuścić”, a każdą czynność obsesyjnie staramy się wykonać jeszcze lepiej, nie tylko nigdy nie będziemy z siebie zadowoleni. Ryzykujemy również wiele zaburzeń psychologicznych, a także fizyczne osłabienie. Poza tym praca z perfekcjonistą, który nigdy nie jest usatysfakcjonowany własnym działaniem i nieustannie wytyka wszystkim nawet najmniejsze błędy, nie należy do przyjemności.

Brak planu

Niechęć lub nieumiejętność tworzenia planów – zarówno tych długoterminowych, jak i na najbliższy dzień czy tydzień – może negatywnie odbić się na efektywności pracy. Zamiast konsekwentnie realizować cele, często zaczynamy kręcić się w kółko, załatwiając sprawy pilne, a nie ważne. Brak planu utrudnia również rozpoznanie rzeczy, które już udało się pozytywnie załatwić i przechodzenie do następnego etapu. Dlatego warto poświęcić trochę czasu na przemyślenie i zaplanowanie swoich działań.

Tworzenie negatywnych scenariuszy

Zdarza Ci się niepodejmowanie działania, które wydaje się być korzystne, bo w głowie już stworzyłeś czarny scenariusz następujących po sobie wydarzeń? Są osoby, które mają prawdziwy talent w tej dziedzinie – z powodzeniem mogłyby się zająć tworzeniem filmów katastroficznych. Czasem rzeczywiście mają rację, ale w większości przypadków zdecydowanie przesadzają, nie dostrzegając pozytywnych rzeczy, jakie niesie za sobą podjęcie określonej decyzji. Zamiast więc np. rzucić znienawidzoną pracę, trzymają się jej kurczowo w obawie, że nie lepszego nie znajdą. Nawet nie próbują pozyskać nowego klienta, z góry zakładając jego odmowę, itd., itp. Czasem takie scenariusze są zupełnie oderwane od rzeczywistości, dlatego warto wrócić na ziemię i spojrzeć realnie na swoje możliwości albo poradzić się innych osób, które być może widzą całą sytuację w jasnych barwach.

Niedocenianie siebie

Warto się doceniać i zauważać własne, nawet niewielkie, sukcesy! Nie czekaj, aż inni Cię pochwalą – sam to zrób za każdym razem, kiedy coś Ci się uda. W ten sposób podtrzymasz swoją wewnętrzna motywację, a praca zacznie dawać Ci satysfakcję. Twoja pewność siebie tylko na tym zyska. Znajdź czas na celebrowanie sukcesów, każdy na to zasługuje.

Szukanie przyczyn porażki na zewnątrz

Przesadna pewność siebie, zadufanie, może natomiast wyprowadzić Cię na manowce. Jeżeli za każde niepowodzenie obwiniasz rodziców, partnera, szefa, kolegów z pracy, klientów albo brzydka pogodę – daleko nie zajdziesz. Umiejętność uczenia się na własnych błędach i wyciągania wniosków z porażek to podstawa własnego rozwoju. Dlatego zanim znowu zaczniesz obwiniać innych, zastanów się, czy wina nie leży po Twojej stronie.

Zajęty 24 godziny na dobę

Jesteś nieustannie zajęty pracą i nie masz czasu na nic innego? To wcale nie jest recepta na sukces, zwłaszcza jeśli mylisz bycie zajętym i z byciem efektywnym. Przeanalizuj wszystkie swoje działania zawodowe i zastanów się, które z nich są rzeczywiście produktywne. Aby mieć siły do działania i jasny umysł, musisz również regularnie odpoczywać, zajmując się rzeczami, które naprawdę sprawiają Ci przyjemność – niekoniecznie musi to być modne hobby, którym zaimponujesz kontrahentom.

Walka z wszystkimi słabościami

Oczywiście, walka z własnymi wadami i słabościami jest jak najbardziej godna pochwały. Zastanów się jednak, czy nie marnujesz czasu na wykorzenianie słabości, które nie mają wpływu na Twoją pracę albo nie walczysz z wiatrakami. Niektóre słabości można przekuć w swoje mocne strony, z innymi naprawdę trudno walczyć. Jeśli na przykład jesteś typowym „nocnym markiem” nie staraj się za wszelką cenę działać na pełnych obrotach od szóstej rano. Zastanów się lepiej co zrobić, aby dopasować plan dnia do swojego naturalnego rytmu i najtrudniejsze zadania zostaw sobie na wieczór.

Samowystarczalność

Samowystarczalność to nieumiejętność delegowania zadań. Może wynikać z przeświadczenia o własnej nieomylności albo z braku zaufania do współpracowników. Jeśli jednak chcesz rozwijać swoją firmę, musisz podzielić się zadaniami i odpowiedzialnością z innymi ludźmi – sam nie dasz rady zrobić wszystkiego. Może się również okazać, że kolega z zespołu ma większy talent do pisania sprawozdań… Ważne, aby dzielić zadania mądrze, z uwzględnieniem indywidualnych zdolności i preferencji – wtedy wszyscy będą zadowoleni.

Otaczanie się podobnymi sobie ludźmi

Tkwienie w środowisku osób o podobnych poglądach, zainteresowaniach, sytuacji materialnej i zawodowej jest łatwe i przyjemne, może nas jednak bardzo rozleniwić. Warto więc spotykać się z ludźmi o innych poglądach, trybie życia czy zawodzie. To jak orzeźwiający prysznic, zmuszający do przemyślenia swoich racji i przekonań. Od osób podobnych do siebie wiele się nie nauczymy, natomiast inni – chociaż w wielu kwestiach możemy się nie zgadzać – potrafią sprawić, że spojrzymy na własne życie i karierę świeżym okiem.

Strach przed podjęciem ryzyka

Unikanie ryzyka to bardzo powszechne przyzwyczajenie – w końcu wszystkim nam kołacze się w głowie utarte powiedzenie „Lepszy wróbel w garści niż gołąb na dachu”. Jeśli jednak naprawdę zależy nam na „gołębiu” warto czasem podjąć ryzyko. Bo przecież kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana…

Pochopne wnioskowanie

Rzucisz na coś okiem i wydaje Ci się, że masz pełny ogląd sytuacji? To tak, jakbyś po przeczytaniu poradnika „Nauka gry w golfa w weekend” uważał się za profesjonalistę w tej dziedzinie. Zbyt pochopnie wyciągane wnioski powodują, że tracimy obiektywność, zakładając z góry wiele rzeczy, które w rzeczywistości mogą nawet nie istnieć. W ten sposób oceniamy ludzi, firmy, zadania, często nie zadając sobie trudu, aby dogłębnie się im przyjrzeć. Wydaje nam się, że jakiś pomysł na biznes jest beznadziejny, a tymczasem chwilę później ktoś inny realizuje go i odnosi sukces. Dlatego miej oczy szeroko otwarte i nie oceniaj pochopnie!

Źródła:

Artykuł Przyzwyczajenia, które mogą zniweczyć zawodowy sukces pochodzi z serwisu Ranking MLM: marka osobista w biznesie.

Delegowanie zadań, czyli jak i kiedy dzielić odpowiedzialność w pracy

Redakcja Ranking MLM — Tue, 03 Feb 2015 07:44:39 +0000

Kiedy pada hasło „delegowanie zadań” przed oczami staje mi zwykle sporych rozmiarów tabela przyczepiona magnesami do lodówki w domu moich znajomych. W poziomie wypisane są jedne pod drugimi wszystkie zadania, które muszą być wykonane, aby dom funkcjonował należycie, a więc gotowanie, zmywanie, odkurzenie, pranie, koszenie trawnika i wiele innych. W pionie – imiona wszystkich domowników. Pod każdym imieniem krzyżyki w polach odpowiadających konkretnym obowiązkom. Tabela – pomysł pani domu, która miała serdecznie dosyć tego, że wszystko jest na jej głowie, a pozostali członkowie uchylają się od obowiązków. Teraz każdy – czarno na białym – wie co i kiedy ma robić.

Zarządzanie zespołem czy strukturą nie różni się aż tak bardzo od zarządzania własną rodziną. Drogi są zasadniczo dwie: albo wezmę wszystko na siebie, wręcz wyręczając moich współpracowników albo nadmiernie ich kontrolując (niczym nadopiekuńcza mamusia), albo umiejętnie rozdzielę obowiązki tak, aby każdy zajmował się tym, co potrafi i lubi robić. Dzielenie się zadaniami czy obowiązkami nie jest jednak łatwą sprawą, a wielu menadżerów, jak i pań domu, poległo na nim z kretesem. Każdy zarządzający – nawet najmniejszym zespołem – staje w obliczu kilku wyzwań, którym musi stawić czoła, aby osiągnąć pożądany i satysfakcjonujący wszystkich efekt, czyli sprawnie działający i zadowolony zespół.

Zosia Samosia

Podobnie jak niektóre panie domu mają tendencję do brania większości obowiązków na siebie, istnieje grupa menadżerów, którym delegowanie zadań przychodzi z bardzo dużym trudem. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele – od głębokiego przekonania, że nikt nie zrobi tego lepiej (szybciej, skuteczniej, dokładniej) po chęć przypodobania się pracownikom i obawę przed ich reakcją na propozycję przejęcia kolejnych obowiązków.

Najpopularniejsze wymówki przed przekazaniem części zadań w inne ręce to obawa przed utratą kontroli, uleganie pozorom, że mamy na wszystko czas, szukanie pozornych oszczędności (zrobię to sam zamiast kogoś zatrudnić) i niechęć do poświęcenia czasu i energii na prawidłowe wyszkolenie pracownika.

Jeśli więc w Twojej głowie często przewijają się myśli w rodzaju: „Ja zrobię to najlepiej”, „Przecież zajmie mi to tylko chwilę”, „Nie stać mnie na pomoc” czy „Nauczenie ich tego zajmie za dużo czasu” powinna Ci się zapalić ostrzegawcza lampka. Podobnie jak wtedy, gdy praca zajmuje Ci niemal całą dobę, z trudem znajdujesz czas na sen i posiłek, nie mówiąc już o urlopie, beztroskim weekendowym wyjeździe czy nawet zwykłym spacerze z rodziną bez ciągłego rozmawiania przez telefon.

Uwierz, że nie jesteś jedyną osobą na świecie, która potrafi przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną, wypełnić dokumenty czy stworzyć prezentację. Jeśli rozsądnie wyszkolisz współpracowników, poznasz ich, przydzielisz im odpowiednie zadania i zdobędziesz się na to, by im zaufać, będziesz mógł odetchnąć z ulgą, wyłączyć telefon i zająć się tym, co lubisz robić najbardziej. Unikniesz przepracowania, frustracji, wypalenia zawodowego – dzięki temu Twoja efektywność wyraźnie wzrośnie, a firma (i Twój zespół) tylko na tym skorzysta.

Dla każdego coś… odpowiedniego

Cała sztuka efektywnego delegowania zadań polega na tym, aby dopasować je do możliwości i chęci naszych współpracowników. Wracając do przykładu przytoczonego na wstępie – siedmioletniemu dziecku nikt rozsądny nie każe gotować obiadu dla całej rodziny, nie oznacza to jednak, że nie może np. sprzątać swojego pokoju. Nie oznacza to również, że gotowanie nie jest dla niego – ono po prostu jeszcze do tego nie dorosło, a być może za kilka lat z chęcią zostanie domowym szefem kuchni?

Rozdzielając obowiązki i zadania w zespole należy koniecznie wziąć pod uwagę umiejętności, predyspozycje i stopień wyszkolenia członków tego zespołu. W praktyce oznacza to, że każdy lider czy menadżer powinien poświęcić trochę czasu na poznanie poszczególnych członków swojej grupy, a także na przekazanie im wiedzy lub skierowanie na odpowiednie szkolenia, podsunięcie przydatnych książek czy programów itd. Zadanie postawione przed pracownikiem powinno być dla niego wyzwaniem, ale nie może go przytłaczać i przerażać albo odwrotnie – być zbyt proste, a przez to nudne.

Zasady i stopnie delegowania
[next_message styles=”1″ title=”Zasady delegowania zadań można podzielić na twarde i miękkie. Do tych pierwszych należy:„]

Jasne określenie tego, co trzeba zrobić
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej
Wyjaśnienie czemu służy to zadanie i dlaczego jest ważne
Wskazanie sposobu, w jaki zadanie ma być wykonane
Ustalenie ostatecznego terminu zakończenia
Upewnienie się, że zadanie jest zrozumiałe
Wsparcie (przeszkolenie, informacje, udostępnienie zasobów itp.)
Komunikacja zwrotna i kontrola postępów
Przeciwdziałanie ewentualnym trudnościom, ustalenie planu B

[/next_message]
[next_message styles=”4″ title=”Miękkie zasady delegowania to inaczej umiejętność motywowania i wspierania osób, którym przydzielasz zadania. Należą do nich:„]

Okazywanie zaufania
Wyrażanie uznania, docenianie wysiłków, pochwały
Wzmacnianie poczucia własnej wartości pracowników
Akceptowanie błędów – nikt nie jest doskonały
Elastyczność i otwartość na pomysły i sugestie.

[/next_message]

Stopnie delegowania zadań zależą od stopnia zaufania i samodzielności, jakiej oczekujemy od wykonującego zadanie. Jeśli wiec uważamy, że nasz współpracownik ma wszelkie kompetencje i potrzebne doświadczenie, aby radzić sobie bez naszej pomocy, zastosujemy stopień pierwszy – „Działaj, żadne kontakty ze mną nie są Ci potrzebne”. Im mniej doświadczony i wyszkolony jest nasz pracownik, tym więcej będzie potrzebował wsparcia i kontaktu z nami w czasie wykonywania zadania.

Stopień drugi można streścić jako: „Działaj, powiadom mnie, co zrobiłeś”, trzeci: „Najpierw powiedz mi, co zamierzasz zrobić i po konsultacji ze mną działaj”, czwarty: „Zbadaj problem, opracuj sposób działania i czekaj na moją zgodę” oraz piąty: „Zbadaj problem, opracuj kilka możliwych rozwiązań, przedstaw argumenty za i przeciw, przedstaw najlepsze rozwiązanie do mojej akceptacji”.

Uwaga! Należy pamiętać, że z biegiem czasu współpracownicy nabierają doświadczenia i potrzebują, abyś podnosił im poprzeczkę, jednocześnie zwiększając stopień zaufania, jakim ich obdarzasz i odpowiedzialności, jaką na nich nakładasz. Musisz stale obserwować swój zespół i wiedzieć, w którym momencie zwiększyć poziom trudności. Niestety, wielu menadżerów popełnia błąd szufladkowania i nie zauważa zmian (a co za tym idzie – nie reaguje na nie), jakie zachodzą w ludziach.

red. Anna Kaźmierczak

Źródła:

Artykuł Delegowanie zadań, czyli jak i kiedy dzielić odpowiedzialność w pracy pochodzi z serwisu Ranking MLM: marka osobista w biznesie.