Bez wizytówek nie wyobrażamy już sobie biznesowego (i nie tylko) życia. O zaletach i konieczności jej posiadania żadnego człowieka sukcesu nie trzeba przekonywać. Przyjść na spotkanie networkingowe bez pliku wizytówek to tak, jakby zapomnieć butów. Tym bardziej warto poznać kilka najważniejszych zasad wizytówkowej etykiety. Co taka karta może, a co musi zawierać? Stawiać na klasyczną elegancję czy pozwolić sobie na odrobinę ekstrawagancji? Wreszcie – jak wręczać i odbierać wizytówki, aby zyskać szacunek otoczenia?
Wizytówka – Twój podpis
Wizytówka jest z jednej strony czymś osobistym – w końcu jej zadaniem jest przekazanie informacji właśnie o Tobie – z drugiej jednak strony to gadżet służbowy i musi pasować do ogólnego profilu firmy. Oczywiście wizytówki można podzielić na prywatne i służbowe, tutaj jednak skupimy się na tych drugich, które są doskonałym i niezbędnym wręcz narzędziem do budowy relacji biznesowych.
Standardowa wizytówka ma wymiary nieprzekraczające 90 × 55 milimetrów. Większe mogą nie mieścić się w portfelu czy wizytowniku, a co za tym idzie, szybko się zgubić. Jakie informacje koniecznie powinna zawierać? Przede wszystkim imię i nazwisko, nazwę firmy i jej logo, swoje stanowisko lub tytuł, dane kontaktowe: adres, numer (lub numery) telefonu, fax, adres e-mail, adres strony internetowej.
Opcjonalnie można również umieścić dane do przelewów, NIP i inne informacje – w zależności od tego, jaką funkcję wizytówka ma pełnić. Jeśli nasza firma jest mało znana można pokusić się o dopisanie profilu jej działalności, a nawet przedstawienie usług czy produktów, jakie oferuje (możne wykorzystać do tego drugą stronę kartonika) – wtedy nasza wizytówka stanie się również miniofertą reklamową. Na niektórych wizytówkach warto umieścić mapę dojazdu (jeżeli rodzaj działalności wymaga od klienta czy partnera biznesowego dojazdu) albo zdjęcie. To ostatnie jest jednak dosyć kontrowersyjne i w wielu kręgach uchodzi za „obciach”. Z drugiej jednak strony zdjęcie od razu pozwala skojarzyć daną osobę – samo nazwisko na odnalezionej po kilku miesiącach wizytówce raczej niewiele nam powie, zwłaszcza, jeśli codziennie takich wizytówek dostajemy kilka.
Kto wymyślił wizytówki?
Kartoniki z danymi nie są bynajmniej nowym wynalazkiem. Powstały w średniowiecznych Chinach, kiedy cesarz wydał specjalny dekret, nakazujący urzędnikom posiadanie biletu z imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Już wtedy ułatwiały one kontakty biznesowe i stanowiły narzędzie autopromocji, a wiele z nich było prawdziwymi małymi dziełami sztuki, wykonanymi z jedwabiu lub papieru ryżowego i ozdabianymi rysunkami. Do Europy przywiózł je ponoć Marco Polo i szybko zrobiły karierę na dworach i salonach ówczesnej arystokracji. Z czasem wytworzył się wokół nich cały ceremoniał – bez karty wizytowej nikt nie wybierał się w gości, a sposób ich zagięcia lub dyskretne dopiski informowały o celu wizyty czy zamiarach gościa.
Kariera wizytówki w biznesie zaczęła się w XVIII wieku w Londynie. Tamtejsi kupcy zaczęli używać ich z prostej przyczyny – domy nie miały jeszcze wtedy numeracji, więc wizytówki pełniły funkcję małej mapy, mającej doprowadzić klienta do celu. Pełniły również funkcję dzisiejszych ulotek, reklamując towary i usługi. Rozdawano je na placach, ulicach, a nawet w kościołach.
Klasyka czy awangarda?
Kreatywność projektantów wizytówek nie zna granic. Kształty, kolory, materiał – to doskonałe pole do popisu. Pytanie tylko, czy zbyt awangardowa karta nie odstraszy zamiast przyciągnąć do nas kontrahentów? Wszystko zależy od branży i naszego smaku.
Klasyka to papier (kredowany o gramaturze 350 g, matowy lub błyszczący), wyraźny druk i kontrastowe kolory (zwykle ciemny druk na jasnym tle). Bezpieczne barwy to czerń, biel, granat, niebieski czy szarości – kojarzą się z profesjonalizmem. Taka biznesowa wizytówka powinna być jednostronna, a czcionka możliwie prosta, najczęściej stosuje się tak zwaną „bezszeryfową”, czyli pozbawioną ozdobników. Tutaj liczy się prostota i jasny przekaz. Taką właśnie wizytówkę miał Steve Jobs – czarne litery na białym tle, na górze adres firmy, a pod nim imię, nazwisko i funkcja.
Trudno sobie wyobrazić, aby właściciel zakładu pogrzebowego rozdawał drewniane wizytówki w kształcie trumny, ale przedstawiciele innych branż mogą sobie pozwolić na odrobinę szaleństwa. I tak spotyka się wizytówki – ciasteczka, wizytówki – baloniki, wizytówki – klocki Lego (panie pracujące w tej firmie rozdają małe dziewczynki, a panowie chłopczyków), czy wizytówka – mydełko. Kreatywność i poczucie humoru mogą zaprocentować, przyciągając uwagę obdarowanego wizytówką i wywołując uśmiech na jego twarzy. Warunek jest jeden – wizytówka musi nadal spełniać swoją funkcję, czyli być nośnikiem informacji, które można łatwo odczytać. Innymi słowy, należy uważać aby forma nie zdominowała treści.
Dla wszystkich tych, którym powyższe rozwiązania wydają się przesadzone, a jednak chcieliby wyróżnić swoje wizytówki jakimś ciekawym akcentem, pozostaje złoty środek – jeden wybrany, oryginalny element. Może nim być materiał, z którego wykonamy wizytówkę. Papier o specyficznej gramaturze, a błyszczącymi elementami lub chropowaty, plastik, a nawet drewno czy metal. Minusem ostatnich rozwiązań jest brak możliwości pisania po wizytówce, co nierzadko bardzo się przydaje (otrzymując wizytówkę, warto później zrobić na niej zapiski, które nawet po dłuższym czasie ułatwią nam skojarzanie nazwiska). Wizytówka może być składana, dziurkowana. Nowością jest umieszczanie na niej kodu QR, który można zeskanować i w ten sposób dowiedzieć się więcej o firmie czy jej przedstawicielu.
Można również zaszaleć i zamówić wizytówkę wysadzaną diamentami – jedynie 1500 dolarów za sztukę… Tańsze, ale równie efektowne są te pokryte gramem czystego złota. Również wizytowniki bywają efektownymi gadżetami – w swojej ofercie ma je m.in. Chanel, Luis Vuitton czy Burberry.
Kilka zasad savoir-vivre
Posiadanie eleganckich lub kreatywnych wizytówek nie wystarczy, trzeba jeszcze nauczyć się nimi posługiwać. Okazuje się, że wcale nie jest to takie proste i również tutaj obowiązują zasady etykiety.
Po pierwsze, kilka wizytówek warto zawsze nosić przy sobie, np. w portfelu – nigdy nie wiadomo, kiedy się przydadzą. Gdy ktoś wręcza nam wizytówkę, wypada się zrewanżować. Otrzymanej wizytówki nie wrzucamy od razu do torby czy kieszeni. Należy najpierw uważnie ją przestudiować, a następnie schować w „bezpieczne” miejsce, do portfela albo wizytownika. W ten sposób dajemy jasny komunikat: „Jesteś dla mnie ważny, szanuję cię”.
Wizytówek nie rozdajemy hurtowo, na prawo i lewo. To nie ulotki, a nachalne ich „wciskanie” raczej nie przysporzy nam szacunku. Zgodnie z zasadami savoir-vivre wizytówki pierwsza wręcza osoba starsza lub wyższa rangą czy pozycją zawodową. Wymiana następuje zwykle na koniec spotkania, ewentualnie przy przedstawianiu się nowej osobie, ale nigdy przy jedzeniu (np. w czasie bankietu czy biznesowego lunchu).
Wizytówki wręczamy tym, z którymi naprawdę chcemy podtrzymać kontakt. Warto mieć je pod ręką, zawsze w tym samym miejscu, aby uniknąć nerwowego poszukiwania. Wizytówkę podajemy prawą dłonią (w krajach azjatyckich obiema rękami) w taki sposób, aby zawarte na niej dane były widoczne i można je było szybko odczytać. Wręczamy ją bezpośrednio rozmówcy, nie kładziemy na stole czy biurku.
Przestrzegając tych kilku prostych zasad z pewnością wywrzemy korzystne wrażenie. Warto poświęcić czas na zaprojektowanie wizytówki, bo jest to kolejne, ważne narzędzie autopromocji i kreowania wizerunku. Pamiętajmy o uaktualnianiu danych na wizytówce (jeśli mogą się zmienić, nie ma sensu zamawianie jej w hurtowych ilościach), a także o tym, aby odzwierciedlała ona naszą osobowość i specyfikę branży. Powinna również być spójna z innymi elementami – stroną internetową, ulotkami, kolorystyką logo. W końcu wizytówka jest jak nasz podpis, to taka kropka nad i naszego biznesowego wizerunku.
Źródła:
http://www.logo24.pl/Logo24/56,125389,12783349,Wizytowkowy_savoir_vivre,,5.html
http://www.abcwizytowki.pl/savoir-vivre-wizytowki/
