Wiosną tego roku pisaliśmy o prestiżowym adresie ?rmy w centrum dużego miasta, za który trzeba zapłacić zaledwie kilkaset złotych. Wracamy do tego tematu, ponieważ na rynku pojawiają się nowe oferty „virtual of?ce”, które w dużej mierze spełniają funkcje biur „stacjonarnych”, ale kosztują znacznie mniej. Dla mikro ?rm i osób prowadzących działalność gospodarczą tego typu oferta jest idealnym rozwiązaniem. Do tej kategorii należy wielu dystrybutorów MLM, którzy chcieliby na przykład posiadać na swojej wizytówce prestiżowy, dobrze kojarzący się adres. Jedną z bardziej prężnie działających na rynku ?rm, które oferują swoim klientom wirtualne biura jest Biuro Hello. Firma świadczy usługi w trzech miastach: Wrocławiu, Gdański i Katowicach.
Na początek wyjaśnijmy czym są wirtualne biura i na czym polega ich działalność. Tak naprawdę są to realnie istniejące powierzchnie, a ich wirtualny charakter ma znaczenie dla firm, które chcą zaoszczędzić na kosztach wynajmu pomieszczeń biurowych i wówczas nie jest to do końca ich biuro. Dzielą się one z wieloma innymi firmami taką powierzchnią. Podmiot, który zawiaduje takim biurem ma kontakt z najemcami firmami między innymi za pośrednictwem Internetu. Przekazuje im wszelkie informacje odnośnie poczty, korespondencji, kontaktujących się klientów i kontrahentów. Oferta „virtual office” dedykowana jest przede wszystkim free lancerom, ludziom tak zwanych wolnych zawodów oraz firmom, które dopiero powstają, spółkom z o.o., które są na etapie organizacji i które niebawem wynajmą normalne biuro. Z usługi takiej korzystają głównie firmy, które chcą zaoszczędzić na kosztach utrzymania powierzchni biurowej.
Tak, jak już wspomniałem, jedną z bardziej prężnie działających na tym rynku firm jest Biuro Hello, które obsługuje klientów z Wrocławia, Gdańska i Katowic.– Każdy z naszych klientów, który kupił pakiet sekretarki telefonicznej ma swój indywidualny numer telefonu, jest to numer ze strefy numeracyjnej, którą sobie wybierze. Niekoniecznie jest to wrocławska, gdańska czy katowicka strefa, może to być np. strefa warszawska – mówi nam Marzena Śliwińska, właścicielka Biura Hello. — Klienci dają nam także upoważnienia do odbierania poczty. Po jej odebraniu otwieramy ją, skanujemy i w formie pliku pdf wstawiamy na indywidualne konta klientów w internetowym panelu klienta. Jednocześnie idzie mailowe powiadomienie do klienta, że otrzymał nową korespondencję i nowa pocztę – dodaje Marzena Śliwińska.
Podstawową korzyścią, jaką z faktu wynajmowania wirtualnego biura mają klienci jest to że niewysokim kosztem mogą zapewnić sobie posiadanie prestiżowego adresu rejestracji firmy. Mogą również wynająć pomieszczenia biurowe na godziny wtedy, kiedy jest to im potrzebne. Biuro Hello dysponuje salami konferencyjnymi na 16 osób i gabinetami, gdzie mieści się do 8 osób. Firma oferuje pakiety, w których po niższej cenie można wykupić 10 lub 20 godzin wynajmu danego pomieszczenia. Sale znajdują się w centrum miasta, są klimatyzowane, na miejscu działa sieć wi-fi, do dyspozycji są także flipcharty. Biuro Hello posiada także obsługę kateringową.
Wirtualne biura i ich obsługa, to tylko część usług. Firma pośredniczy i pomaga innym podmiotom w biznesie. Wyszukuje księgowych, osoby, które prowadzą sprawy pracownicze, ma też własną bazę danych banków, które udzielają kredytów firmom. Całe to otoczenie, które jest potrzebne do prowadzenia firmy. Biuro Hello prowadzi także usługi Concierge – bukowanie biletów, rezerwacja hoteli, w ofercie znalazła się też wszelka pomoc i obsługa, jeśli chodzi o szybkie zakładanie wszelkiego rodzaju spółek handlowych. – Ważne jest jeszcze to, że w momencie, kiedy klient zaprasza swojego kontrahenta do nas do biura, to może mieć umieszczoną swoją tabliczkę na drzwiach do gabinetu, że jest to jego biuro.
Również jeśli sobie zażyczy, możemy mówić do niego „panie prezesie” – informuje szczegółowo Marzena Śliwińska – dla nas jest ważne, aby klienci naszych klientów nie wiedzieli, że jest to wirtualne biuro. Nie mamy tabliczki na drzwiach, że jest to wirtualne biuro. W oczach klientów wzmaga to prestiż – dodaje właścicielka Hello Biuro.
Firma zajmuje się również sprzedażą spółek. W ciągu jednego dnia można przy pomocy wykwalifikowanych specjalistów zmienić udziałowca w firmie i można zacząć działać. W momencie, kiedy jest umówiony notariusz, już następnego dnia dana spółka może legalnie wystawiać faktury. Najtańsza usługa Hello Biuro, to 83 zł netto miesięcznie przy wykupie rocznego pakietu z adresem do rejestracji wraz z pełną obsługą poczty. Pełny pakiet wraz z wynajmem sal i sekretarką, to koszt 208 zł miesięcznie netto. Hello Biuro ma swoje oddziały już w trzech polskich miastach: we Wrocławiu, Gdańsku i Katowicach.
Marek Łuszczki
