Opłaty za wstęp i wsparcie sponsora powinny sprawić, że przedsięwzięcie przekroczy próg rentowności, ale nie należy liczyć na gigantyczne zyski. Dlatego skoncentruj się na znalezieniu czegoś „do czego podchodzisz z prawdziwą pasją, coś, czym nie zajął się nikt inny, a robiąc to, możesz naprawdę przysłużyć się swojej społeczności”, jak pisze Segar.

Konferencje mogą przynieść korzyści właścicielom niewielkich firm poprzez poszerzanie sieci ich kontaktów, podnieść ich autorytet w branży i zapewnić ich klientom dodatkową wartość poprzez zaoferowanie im zaangażowania mówcy i przyswojenia wiedzy, jaką może przekazać. Wokół są setki profesjonalistów zajmujących sia organizacją spotkań, którzy robią to od lat. Zajmowanie się tym tylko dla pieniędzy to złe założenie. Nie obawiaj się zacząć na małą skalę –w większości konferencji na całym świecie bierze udział mniej niż sto osób, mówi Segar.

Nie oznacza to, że musisz polegać wyłącznie na znanych nazwiskach. Po pierwsze powinieneś ustalić budżet przeznaczony na przemawiających. Nie bój się jednak namawiać do współpracy ludzi, którzy wydają się być poza Twoim zasięgiem. Powiedz im jasno, ile możesz zapłacić i staraj się skusić ich innymi wartościami – darmową promocją, ciekawym tematem konferencji i tak dalej. Jak radzi Segar, wspomnij o wynagrodzeniu już na początku. Podczas planowania wydarzenia opracuj strategię wykorzystania głosów ekspertów. Wartość konferencji przesunęła się na rzecz tworzenia kontaktów i uczenia się od siebie nawzajem. Możesz zaplanować trzy dwudziestominutowe przemówienia kluczowych mówców, a następnie przenieść dyskusję na mniejsze grupy siedzące przy okrągłych stolikach. Znajdź również sposób na to, aby uczestnicy mogli się poznać – przykładowo każdy może się krótko przedstawić i powiedzieć, czego oczekuje po tej konferencji.

Dobra konferencja nie kończy się w momencie, kiedy ostatni przemawiający schodzi ze sceny. Jeżeli stworzyłeś dobrą atmosferę i wybrałeś ciekawy temat, jej uczestnicy będą dążyli do kontynuacji, podtrzymania znajomości i dalszych dyskusji. Możesz stworzyć dla nich grupę na Facebooku, prowadzić bloga lub forum dyskusyjne, a także informować ich o nowościach drogą e-mailową. W ten sposób tworzysz grupę swoich klientów, głodnych kolejnych wydarzeń. Warto również prosić uczestników o informację zwrotną – co im się podobało, a co należy poprawić przy następnej konferencji.

Kiedy już mamy wizję naszej konferencji, nie wolno zapomnieć o solidnym jej zaplanowaniu i zadbaniu o każdy szczegół. Przede wszystkim musisz określić spodziewaną ilość uczestników i ich profil – dla kogo organizujesz to wydarzenie? Na tej podstawie możesz wybrać odpowiednią lokalizację i określić charakter spotkania. Miejsce konferencji ma ogromne znaczenie i powinno spełniać szereg warunków. Po pierwsze, ważna jest lokalizacja – jeżeli na konferencję maja przyjechać ludzie z innych miejscowości, dobrze, aby miejsce spotkania było położone blisko głównych węzłów komunikacyjnych, miało odpowiednio duży parking. Dojazd powinien być wygodny zarówno dla tych, którzy podróżują własnym samochodem, autobusem, pociągiem, samolotem czy komunikacją miejską. Wygląd i standard miejsca, do którego zaprosisz uczestników konferencji, przełoży się na ich ogólne wrażenia, określając prestiż całego wydarzenia. Zwróć również uwagę na jego wyposażenie i uniwersalność – czy istnieje możliwość wygodnej aranżacji pomieszczenia, czy masz do dyspozycji wszystko to, czego potrzebujesz, na przykład rzutnik, nagłośnienie i tak dalej. Dowiedz się wcześniej, za co musisz dopłacić, a co oferowane jest w cenie wynajmu pomieszczenia. Poza wyposażeniem i lokalizacją liczy się wygoda gości, na którą wpływa wiele elementów, począwszy od wygodnych krzeseł, przez dostęp do Internetu, po smaczny posiłek i aromatyczną kawę, oraz ogólna atmosfera panująca w wybranym miejscu. Kształtują ją przede wszystkim jego pracownicy, ponieważ to od ich zaangażowania, uprzejmości i profesjonalizmu w dużej mierze zależy sukces całego przedsięwzięcia.

Opracuj jak najbardziej dokładny harmonogram całego wydarzenia – to pozwoli Ci odpowiednio wcześnie zauważyć ewentualne trudności i mogące się pojawić problemy. Tak przygotowany scenariusz będzie bardzo pomocny przy ustalaniu zadań podwykonawców oraz znacznie ułatwi oszacowanie kosztów. Jeśli Twój budżet jest ograniczony, możesz wykreślić ze scenariusza to, co nie jest Ci niezbędne i poszukać oszczędności.Warto również zrobić plan zadań, w którym zanotujemy kto jest za co odpowiedzialny i do kiedy musi to zrobić. Dobrze mieć w nim zapisane dane kontaktowe wszystkich osób, które pomagają w organizacji, aby oszczędzić sobie nerwowego ich szukania w ostatniej chwili.