…mawiała Scarlett O’Hara, bohaterka „Przeminęło z wiatrem”, za każdym razem gdy życie zmuszało ją do podjęcia ważnej decyzji. Mam jeszcze czas, na pewno zdążę, praca nie zając, jutro też jest dzień – powtarzamy sobie często, gdy gonią nas terminy. Jeszcze gorzej, gdy konkretnego terminu nie ma, bo sami jesteśmy sobie szefem i sami decydujemy, co i kiedy zrobimy. Wtedy pokusa przełożenia niezbyt przyjemnego lub trudnego zadania na kolejny dzień niebezpiecznie wzrasta. I podobno co piąty z nas, dorosłych, jej ulega.

Prokrastynacja czy lenistwo?

Prokrastynacja, zwana też syndromem studenta, to notoryczne zwlekanie. Przykład? Musisz przygotować prezentację, którą pokażesz i omówisz na najbliższym spotkaniu struktury, której jesteś liderem. Spotkanie odbędzie się za tydzień, a przygotowanie prezentacji zajmie Ci około pięciu godzin. Myślisz – mam jeszcze tyle czasu, zdążę. W przeddzień spotkania nie zrobiłeś jeszcze nic, ale przecież masz cały dzień. Już masz zasiąść do komputera, ale stwierdzasz, że najpierw zrobisz sobie pożywne śniadanie. Jednak najpierw wypadałoby posprzątać kuchnię, prawda? Do godziny dwunastej nie zdążyłeś włączyć laptopa, ale masz czystą kuchnię, pokój i łazienkę. Nagle przypomina Ci się, że obiecałeś żonie, że skosisz trawnik – i tak dalej, i tak dalej. Ostatecznie zasiadasz do prezentacji wieczorem. Jeszcze tylko zerkniesz co nowego na świecie, sprawdzisz pocztę i facebooka… W efekcie zarywasz noc, prezentacja jest zrobiona byle jak, albo – w najgorszym scenariuszu – idziesz na spotkanie nieprzygotowany. Jeżeli takie sytuacje zdarzają Ci się od czasu do czasu można je złożyć na karb zwykłego lenistwa. Jeśli jednak myśl o wykonaniu konkretnego zadania Cię paraliżuje i celowo odwlekasz je w nieskończoność, a wyrzuty sumienia zagłuszasz wykonywaniem setek innych, mało istotnych w tym momencie zadań, to prawdopodobnie należysz do jednej piątej społeczeństwa cierpiącej na prokrastynację.

Zwlekacze wpadają w błędne koło. Przełożenie zadania daje im początkowo poczucie zadowolenia i panowania nad swoim czasem. Jednak ciągłe przekładanie powoduje nerwowość, lista spraw do załatwienia wydaje się nie mieć końca, więc nie wiadomo, od czego zacząć, co jeszcze bardziej paraliżuje. Zamiast spożytkować energię na wykonanie działania, zwlekacze marnują ją na wymyślanie wymówek i inne, zbędne czynności. Tymczasem czas płynie nieubłaganie, a oni latami nie są w stanie dokończyć studiów (chociaż została już tylko obrona pracy), podjąć decyzji o zmianie pracy (chociaż w obecnej są coraz bardziej sfrustrowani) czy wyprowadzić się z rodzinnego domu (chociaż ciągłe konflikty nie pozwalają spokojnie spać).

Zwlekanie kosztuje

Ciągłe odkładanie łatwo jest usprawiedliwić – inni też tak robią, istnieje społeczne przyzwolenie, o czym świadczą liczne powiedzonka typu „praca nie zając, nie ucieknie”, „co masz zrobić dzisiaj, zrób pojutrze, będziesz miał dwa dni wolnego” i tym podobne. Na dłuższą metę jednak zwlekanie sporo nas kosztuje – emocjonalnie i fizycznie. Ciągłe zawalanie terminów i nieukończone projekty wystawiają cierpliwość naszego szefa i współpracowników na wielką próbę. Jeśli nie wykonamy usługi w terminie nasz klient pójdzie do konkurencji. Jeśli latami będziemy tkwić w toksycznym związku, odkładając decyzję o rozstaniu, staniemy się kłębkiem nerwów. Świadomość tego, że nieprzyjemne zadanie wisi nad nami niczym miecz Damoklesa, skutecznie psuje nastrój. Zwlekanie jest prostą drogą do braku sukcesu.

Słoń w plasterkach

Jakie zadania najczęściej przekładamy? Długotrwałe, takie, na których efekty trzeba poczekać – bo odległy finał mało nas motywuje. Ponadto zadania, które w naszym odczuciu są zbyt trudne, ponieważ boimy się porażki, oraz – paradoksalnie – te łatwe, bo przeceniamy swoje siły i wydaje nam się, że ich wykonanie zajmie tylko chwilę. Często ulegamy złudzeniu, że zadanie przekładane od tygodni wykonamy jutro rano, ot tak. „Jutro” pęcznieje i rozrasta się, a zaplanowane zadania nie mieszczą się na stronie kalendarza. Niestety, budzimy się rano i znowu jest „dzisiaj”.

Jakie są przyczyny zwlekania? Po pierwsze, strach przed porażką. Trudne zadania wywołują nasze obawy, wolimy się z nimi nie konfrontować, bo sami sobie (i otoczeniu) wydamy się mało inteligentni, jeśli im nie sprostamy. Dlatego prokrastynacja często dotyka osoby ambitne i zdolne, ale bardzo samokrytyczne, o niskiej samoocenie. Z kolei perfekcjonistom trudno przychodzi ukończenie zadania – wciąż wydaje im się, że można jeszcze coś ulepszyć, poprawić. Są też osoby, które zwlekają celowo, ponieważ pośpiech i stres związany z wykonywaniem zadania w ostatniej chwili ich dopinguje.

Skomplikowane, wieloetapowe zadania są jak słoń, którego nie da się zjeść w całości, ale trzeba pokroić go w plasterki – przekonuje profesor Tadeusz Tyszka z Akademii Koźmińskiego. Duże przedsięwzięcia należy podzielić na etapy i powoli, ale systematycznie wykonywać. Za wykonanie poszczególnych kroków można wyznaczać sobie samemu małe nagrody, które motywują – obejrzenie filmu, spotkanie z przyjaciółmi, coś słodkiego… Największą jednak nagrodą jest ulga, że nieprzyjemne zadanie mamy za sobą i satysfakcja z wykonanej pracy.

Docenić deadline

Często narzekamy na terminy, jednak gdyby nie one, ile projektów, prac i zadań nadal czekałoby na zakończenie? Większość z nas potrzebuje zewnętrznej presji, aby się zmobilizować. Dobrze obrazuje to prosty eksperyment przeprowadzony przez Dana Ariely’ego, psychologa z Duke University. Swoim studentom kazał przygotować trzy prace pisemne, które miały decydować o końcowej ocenie z przedmiotu. Nie wyznaczył im jednak daty oddania tych prac – zamiast tego każdy student miał publicznie określić, w jakim terminie odda prace, a przekroczenie tego terminu skutkowałoby obniżeniem oceny o jeden procent za każdy dzień spóźnienia. Z racjonalnego punktu widzenia studenci powinni wybrać jako deadline ostatni dzień zajęć. Prace mogliby przecież przygotować wcześniej i nie ryzykowaliby obniżeniem oceny za opóźnienia. Okazało się jednak, ze większość studentów wybrała wcześniejsze terminy i uzyskała wysokie oceny. Potrafili bowiem przewidzieć, że kiedy zostawią wszystko na ostatnią chwilę, nie zdążą napisać prac, mimo że teoretycznie mieliby na to więcej czasu.

Co z tego wynika? Jeśli mamy skłonności do zwlekania, wyznaczajmy sobie konkretne, nieprzekraczalne terminy albo poprośmy o to naszego szefa, lidera współpracownika. Jeżeli jesteś szefem lub sponsorem i widzisz w swojej strukturze zwlekaczy, pomóż im uporać się z prokrastynacją. Podziel zadanie na mniejsze części, wyznacz termin i nagrodę za wykonanie zadania lub karę za jego brak. Często wystarczającą karą jest świadomość, że zawaliliśmy termin. Oczywiście notorycznego lenistwa nie można akceptować, ale jeśli ludzie z Twojej struktury przekładają spotkania z klientami lub telefony, bo uważają, że nie dadzą rady, pomóż im znaleźć sposób na uwierzenie w siebie.

Nie jutro, ale teraz

Jak możemy pomóc sami sobie? Przede wszystkim ustalić, co w konkretnym zadaniu nas przeraża i na czym ono tak naprawdę polega. Można tez wyobrazić sobie najgorszy scenariusz, czyli porażkę – co się stanie? Czy to naprawdę aż tak straszne? W ten sposób redukujemy lęk. Jeśli przed podjęciem pracy wstrzymuje nas ogrom zadania, warto skupić się na jego rozpoczęciu. Każde 15 minut działania zbliża nas do celu.

Godna zastosowania jest zasada 6 × P. Gdy tylko poczujesz chęć odłożenia zadania:

1. Przerwij tę myśl
2. Powstrzymaj rozpoczęte już działania związane ze zwlekaniem
3. Przyjrzyj się swoim wyobrażeniom
4. Przyłap umysł na jego wybiegach
5. Planuj kolejne kroki
6. Popatrz na efekty swoich działań

Poza tym, jeśli pracujesz w domu, przygotuj swoje miejsce pracy. Usuń niepotrzebne rzeczy, które Cię rozpraszają (jak gazety, zdjęcia, kostkę Rubika), wyloguj się z facebooka lub w ogóle wyłącz komputer, jeśli nie jest Ci w tym momencie potrzebny, wyłącz telewizor, radio, etc.

I pamiętaj, że chociaż prokrastynacja jest wygodną wymówką, nie możesz tłumaczyć nią życiowej stagnacji. Twoje decyzje i Twoje życie zależy przecież od Ciebie!

red. Anna Kaźmierczak

Źródła:

Dorota Krzemionka, Jutro to dziś… tyle że jutro, Charaktery 1 (180) styczeń 2012

http://danariely.com/2010/08/30/back-to-school-2/

http://zwierciadlo.pl/2013/psychologia/zrozumiec-siebie/prokrastynacja-czyli-notoryczne-odkladanie-na-pozniej