Zarządzanie sobą w czasie to temat „zawsze aktualny”. Można na niego spojrzeć z bardzo wielu perspektyw… No właśnie, ale czy wiemy tak naprawdę co robimy w ciągu dnia i jakie to ma dla nas znaczenie? Zanim przeczytasz artykuł, zrób ćwiczenie… Myślę, że będziesz zaskoczona…
Matryca zarządzania czasem – ćwiczenie
Matryca Eisenhowera
Przykładem metody wyznaczania priorytetów jest matryca Eisenhowera. Opiera się ona na dwóch paradygmatach: ważności i pilności:
– ważność – to kryterium, które ma związek z nasza misja i najważniejszymi celami. Jeśli cos wpływa znacząco na osiągniecie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne. Rzeczy, które nie wpływają na nasz świat wartości nie są istotne.
– pilność – to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania jakiegoś zadania. Data ta może być mniej lub bardziej oddalona w czasie w związku z tym dzieli nasze aktywności na mniej lub bardziej pilne.
Matryca Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, gdyż ułatwia ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania z Twojej strony. Dlatego warto wspomnieć tutaj o rolach, które pełnimy w życiu, indywidualnej misji i wartościach osobistych. Role świadomego siebie człowieka wynikają z jego misji, a ta z kolei wynika z zasad i wartości dla niego ważnych. Pełnimy rozmaite role w życiu, role męża, żony, syna, matki, ojca, pracodawcy, przyjaciela itd. Bez misji i zasad są one jednak płytkie. Wielu ludzi przypisuje rangę „ważności” do zbyt dużej liczby żądań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co stoi najwyżej w mojej hierarchii ważności i przywiązywaniu właśnie do tego wagi, zamiast po prostu reagować na rzeczy pilne.
Wg Antoine’a de Saint-Exupery: „Najważniejsze jest niewidoczne dla oczu”, co oznacza dla nas to, że do wykonywania tych rzeczy warto zmobilizować się samemu, ponieważ rzeczy ważne, będąc niewidocznymi, nie wymuszają na nas działania.
I. Zadania pilne i ważne („Zarządzanie kryzysami”)
W tym obszarze powinny się mieścić głównie działania o ważnym dla Ciebie znaczeniu strategicznym. Jednocześnie znajdują się tu rzeczy, które są widoczne ze względu na ich pilność. W związku z tym znajdziemy tu sprawy tzw. „nie cierpiące zwłoki”, konieczne do wykonania w jak najszybszym możliwym terminie.
Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcasz na czynności nalepce do tej ćwiartki, tym więcej tego czasu, który Ci zostaje spędzasz w ćwiartce IV. Dzieje sie tak dlatego, że aktywności z obu tych ćwiartek powodują, że nie skupiasz się na teraźniejszości, tylko myślisz ciągle o tym, co nastąpi za chwile. W związku z tym, wykonując aktywności z tych ćwiartek odczuwasz podobne, naprzemienne stany napięcia (przed czynnością) i odpreżenia (po danej czynności).
Konsekwencje przedkładania zarządzania kryzysami nad inne działania to:
– stres,
– nieustanne zajmowanie sie sprawami nie cierpiącymi zwłoki,
– brak czasu dla siebie i na podtrzymywanie związków z innymi
– wyczerpanie organizmu,
– nieumiejętność odpoczynku,
– tendencja to marnowania pozostałego czasu (ćwiartka IV),
– możliwe uzależnienia.
II. Zadania ważne, ale niepilne („Zarządzanie samym sobą”)
To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy się własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy pojawiające się problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Tu znajdują się również takie aktywności, jak budowanie własnej misji, rozwój i doskonalenie wartości osobistych, planowanie długoterminowe itp.
Dzięki temu, że spędzamy czas na tych aktywnościach, nie pozwalamy, by powiększał się zbiór czynności przynależących do I ćwiartki.
Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam utrzymywać stabilne i głębokie więzi z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym.
Zadania z tej ćwiartki nie są opatrzone etykietka pilności i dlatego często zapominamy o ich wypełnianiu. To właśnie ich „nie widać”, choć są kluczowe dla naszego funkcjonowania.
Ten obszar zadań jest newralgiczny dla powodzenia w planowaniu własnego czasu i realizacji
kluczowych celów.
Konsekwencjami przyznania pierwszeństwa tej ćwiartce są:
– harmonia,
– zadbane więzi z innymi,
– umiejętność automotywacji,
– potrzeba zajmowania się sporadycznie niewielkimi kryzysami.
III. Zadania pilne, ale nieważne („Zarządzanie cudzymi priorytetami”)
Choć działania, które mieszczą sie w tej kategorii są podobne do czynności z I ćwiartki, jest miedzy nimi zasadnicza różnica. Czynności z III ćwiartki, w przeciwieństwie do tych z I, nie wnoszą ważnych treści do naszej misji, wartości ani najważniejszych celów. Często, wykonując czynności z tej ćwiartki, odnosimy wrażenie, że wykonujemy cos ważnego i pilnego, jednak okazuje sie, że jest to istotne dla kogoś innego. Jeżeli jest to możliwe, powinniśmy maksymalnie dzielić się czynnościami z tej ćwiartki z innymi. Dzięki temu zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizacje zadań istotnych.
Konsekwencjami nadmiernego poświęcania czasu na zadana z tej ćwiartki są:
– zniszczone lub powierzchowne związki,
– poczucie poświęcania się, którego nikt nie docenia,
– brak poczucia sensu wykonywanych działań,
– brak własnej misji i wizji.
IV. Zadania niepilne i nieważne („Zarządzanie pożeraczami czasu”)
To obszar, do którego należą aktywności nazywane „pożeraczami czasu”. Niektórzy ludzie wykonują te czynności tylko czasami, inni jednak poświęcają im mnóstwo czasu, zastanawiając się później, gdzie im uciekł.
Wśród tych aktywności nie znajdziemy prawdziwej rekreacji w sensie odnowienia sił psychofizycznych.
Taka rekreacja znajduje się w drugiej ćwiartce matrycy. Do tej kategorii zaliczamy rozrywki, które dostarczają nam natychmiastowych nagród (np. gry komputerowe) lub pozwalają na kontynuowanie życia przyszłością.
W tej ćwiartce znajdziemy takie aktywności jak:
– wyjście do galerii handlowej po to tylko, aby napełnić koszyk (nie w celu zrobienia konkretnych zakupów),
– surfowanie po Internecie bez celu,
– spotkania ze znajomymi, żeby sie z nimi napić alkoholu (a nie po to, by podtrzymać z nimi relacje),
– przerzucanie kanałów w telewizji.
Te wszystkie rozrywki powodują, że nie skupiamy sie na teraźniejszości, tylko oczekujemy kolejnego momentu. Działamy wtedy podobnie, jak w momencie zajmowania się zadaniami. Staraj się jak najbardziej zminimalizować czas poświęcany na zadania, które sam oceniasz jako nieważne i niepilne. W ten sposób przestaniesz tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdziesz czas potrzebny na sprawy naprawdę ważne.
Konsekwencje zajmowania się „pożeraczami czasu” to:
– brak umiejętności samodzielnego dbania o własne podstawowe potrzeby,
– brak odpowiedzialności,
– możliwe uzależnienia,
– nieumiejętność samodzielnego zdobywania środków finansowych w legalny sposób.
Maria Tarczyńska
Na podstawie:
